Burkhard Müller
Executive Partner, Chief Digital Officer

Schnell haben wir unseren Workflow an die neue Situation angepasst. Wir sind voll handlungsfähig und über die gewohnten Kanäle erreichbar.

Gerne teilen wir unsere Tools, Tipps zu Meetings, Prozessen und Regeln, die eine klare Aufgabenverteilung ermöglichen. Unser Digitalchef Burkhard Müller hat alles Wissenswerte in einem kurzweiligen Artikel zusammengefasst:

Das Coronavirus ist unser New Work Bootcamp.

Anfang letzter Woche sind wir bei MUTABOR Technologies nahezu vollständig auf Homeoffice gewechselt. Das Büro ist kein Sperrgebiet, wird aber nur in Ausnahmefällen genutzt. Kundentermine haben wir auf digitale Kanäle verlagert, genauso wie interne Abstimmungsmeetings.

Bei aller Unruhe versuche ich die positiven Aspekte der Krise zu sehen:

Jetzt wird sich zeigen, welche Unternehmen für die Zukunft vorbereitet sind. Die Krise ist ein Stresstest, durch den wir viel lernen können.

Ich war positiv überrascht, wie reibungslos die Umstellung bei uns funktioniert hat. Homeoffice und Remote Work konnte zwar schon im Vorfeld jeder in meinem Team nach eigenem Ermessen nutzen, doch obwohl alle mit MacBooks ausgestattet sind, waren im Schnitt nur 10-20% der Mitarbeiter gleichzeitig im Homeoffice. Jetzt sind es 80-90%. Bislang ohne negative Auswirkungen auf Projekte, Timings und Termine.

Für uns gibt es 3 entscheidende Faktoren, auch in der Corona‑Krise erfolgreich zu arbeiten.

1. Tools

Wir setzen, wo immer möglich, auf Tools, die kollaboratives Arbeiten ermöglichen.

Unsere wichtigsten Tool sind hierfür

  • Teams / Slack für Kommunikation
  • Miro für Brainstormings
  • Figma / Sketch für Prototyping und Design
  • Confluence für Dokumentation
  • Jira für Projektplanung

Teams (und Slack)

Teams ist Microsofts Antwort auf Slack. Für uns hat es das »über den Tisch rufen« digitalisiert. Wir haben für jeden Kunden Teams und für jedes Projekt eigene Kanäle um kurzfristige Informationen zu teilen und Abstimmungen im Alltag ohne ständige Meetings abzuhalten.

Außerdem können mehrere Menschen gleichzeitig dieselben PowerPoint-Präsentationen bearbeiten, was besonders im Pitch-Alltag enorm viel Arbeit spart.

Vorteile:

  • Weniger Meetings
  • Keine E-Mails
  • Dezentrale und zeitversetzte Kommunikation
  • Alles bleibt nachvollziehbar dokumentiert
  • Gemeinsames Bearbeiten von Präsentationen
  • Im Gegensatz zu Skype funktioniert der Video-Chat

Miro hat das Whiteboard digitalisiert. Das Tool stellt eine Canvas bereit und ermöglicht dezentrale Brainstormings zur Entwicklung von Konzepten. Jeder sieht in Echtzeit, was die anderen Teilnehmer machen. Man kann chatten, editieren und jedem beim Denken zusehen. Wir haben gerade erst begonnen, das Tool zu nutzen, aber es ist jetzt schon vielversprechend.

Vorteile:

  • Gemeinsames Denken
  • Dezentrales und zeitversetztes Arbeiten am gleichen Dokument
  • Eine schöne Handschrift ist nicht erforderlich
  • Gedanken sind direkt digitalisiert

Figma und Sketch sind unsere wichtigsten Tools zum Gestalten. Beide Tools eigenen sich zum Visualisieren von Konzepten, dem Erstellen von Clickdummies bis hin zu High Fidelity-Designs zur Übergabe an Developer. Ihre Stärke ist, dass sie für das Entwickeln von Design­systemen mit wiederkehrenden Atomen, Molekülen etc. ausgelegt sind und dass nur Werkzeuge zum Gestalten bereitstehen, die auch ein Developer in Code realisieren kann. Alles was hier entsteht, kann auch so programmiert werden.

Bei uns im Team setzen wir vor allem auf Figma. Genauso wie Miro arbeitet man hier gemeinsam auf einer Canvas und sieht in Echtzeit, was Kollegen machen. Das spart Abstimmungen, Zeitaufwände und das sehr fehleranfällige Synchronisieren von Arbeits­ständen. Sketch ist etablierter als Figma, bietet aber erst seit einer Weile mit Sketch for Teams die gleichen Möglichkeiten.

Vorteile:

  • Gemeinsames Gestalten
  • Arbeitsstände immer synchronisiert
  • Dezentrales und zeitversetztes Arbeiten am gleichen Projekt
  • Entwicklung von Designsystemen
  • Erstellen und Sharing von Clickdummies
  • Einfaches Handover an Developer

In Confluence von Atlassian ist unser Wissensspeicher. Es kommt häufig die Frage auf, wann etwas in Teams und wann etwas in Confluence hinterlegt werden muss. Teams ist für die tägliche Regelkommunikation. In Confluence werden Ergebnisse final dokumentiert. Hier werden Konzepte spezifiziert, um sie zum Beispiel an einen Developer zu übergeben. Wir nutzen Confluence außerdem teamintern zum Festhalten von Meeting­regeln, Anleitungen für den Plotter und sonstigen Informationen, die für jeden Mitarbeiter wichtig sind.

Wichtig: Confluence ist nur so gut, wie es gepflegt wird. Überlegt euch genau, was dokumentiert wird und macht euch im Vorfeld Gedanken über eine klare Struktur.

Vorteile:

  • Wissen ist zentral gespeichert – »Single Point of Truth«
  • Dezentrales und zeitversetztes Arbeiten am gleichen Projekt
  • Industriestandard

In Jira planen wir unsere Projekte nach Scrum, Kanban oder auch Scrumban. Projekte werden auf einzelne Tasks heruntergebrochen, priorisiert und auf das Team verteilt – so weiß jeder im Team, welche Themen am wichtigsten sind und wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet.

Wichtig: Jira ist nur so gut, wie es gepflegt wird. Vermeidet Tickets wie »App konzipieren«. Schreibt für jeden Task ein eigenes Ticket, sonst ist Chaos garantiert.

Vorteile:

  • Aufgaben sind für jeden transparent
  • Jeder Task ist priorisiert
  • Konkrete Aufgaben werden konkreten Personen zugewiesen
  • Dezentrales und zeitversetztes Arbeiten
  • Industriestandard

2. Prozesse und Workflows

Die besten Tools bringen nichts, wenn man schlechte Prozesse und Workflows hat. Agiles Arbeiten ist als Dienstleister mit mehreren parallelen Kunden und Projekten besonders herausfordernd – aber es geht: Unser Team hat dafür ein Playbook mit Regeln für Meetings, die Arbeitsweise und Regeltermine entwickelt.

Meetings

  • In Outlook terminieren
  • Agenda vorbereiten
  • Pünktlich starten
  • Pünktlich beenden
  • Protokoll in Confluence verfassen

Arbeitsweise

  • Störungen vermeiden
  • Remote Work & Homeoffice sind Alltag und kein Goodie
  • Die besten Tools nutzen
  • Transparenz zum Kunden gewährleisten

Regeltermine

Daily – täglich, 15 Minuten

  • »An was arbeite ich gerade?«
  • »Gibt es Blocker?«

So werden auf täglicher Basis Fortschritte und Herausforderungen geklärt. Über Teams, Skype, Hangout, Zoom etc. lässt sich das problemlos aus dem Homeoffice erledigen.

Prio-Runde – wöchentlich, 1 Std.

  • Gemeinsame Priorisierung der Tickets in Jira
  • Niedrig = Eilt nicht
  • Mittel = Sollte bald gemacht werden
  • Hoch = Muss gemacht werden
  • Blocker = Kann nicht warten

Wir haben in Jira ein Multi-Projekt-Board erstellt. Damit sind wir in der Lage, gleich mehrere Projekte über­sichtlich zu planen – so weiß jeder was gemacht werden muss. Nur wichtige Themen werden bearbeitet. Unwichtige Themen werden mit der Zeit wichtig oder erledigen sich von selbst.

Auch dies lässt sich aus dem Homeoffice einfach organisieren: Einer bedient Jira und teilt den Screen per Video-Chat.

Retro – 2-wöchentlich, 1,5 Std.

  • Was läuft gut?
  • Was läuft schlecht?
  • Welche Maßnahmen können wir ergreifen?

Jeder im Team gibt offen Feedback. Damit die wichtigsten Tasks besprochen werden, nutzen wir Fun Retro (FunRetro.io). Hier sammeln alle ihr Feedback, das geclustert und anschließend vom gesamten Team priorisiert wird. Für die dem Team wichtigsten Punkte werden anschließend Lösungen besprochen. Das sorgt für eine stetige Verbesserung.

Wie bei der Prio-Runde lässt sich das komplett aus dem Homeoffice organisieren.

3. Verantwortung & Vertrauen

Die gesamte Zusammenarbeit funktioniert nur durch das Teilen von Verantwortung und Vertrauen. Jeder einzelne Mitarbeiter darf, aber muss auch Verant­wortung für sich und sein Team übernehmen.

Es braucht klare Regeln:

  • Offenes Feedback
  • Feste und definierte Termine
  • Arbeit mit Tickets
  • Team-Regeln

Letztlich profitieren alle davon:

  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Transparente Kommunikation
  • Eigenverantwortung + Vertrauen
  • Effizienz

Das Coronavirus hat unseren Alltag in kürzester Zeit auf den Kopf gestellt.

Ich bin meinem Team dankbar, dass sie in den letzten Monaten Workflows und Prozesse etabliert haben, die es uns ermöglicht haben, schnell zu reagieren, ohne das laufende Projekte darunter gelitten haben.

Das ist nun unser New Work Bootcamp, in dem wir alles Gelernte einem Stresstest unterziehen. Bei allem Chaos sehe ich die Chance, viel für die Zukunft zu lernen.

Ich hoffe, meine Erfahrungen von MUTABOR helfen euch weiter.

Bleibt gesund.